1. 特刊與專題合集
特刊（Special Issue)
特刊是在單一期刊範圍內圍繞特定主題組織的論文合集，由具有相關專業背景的客座編輯（Guest Editor，以下簡稱“GE”）負責，並遵循與期刊常規內容相同的編輯、同行評審和出版倫理標準。
專題合集(Collections)
專題合集圍繞共同研究主題匯集論文，可設置於一本或多本POLYMAS期刊中，由專題合集編輯（Collection Editor，以下簡稱“CE”）負責，並遵循與期刊常規內容相同的編輯、同行評審和出版倫理標準。
2. 特刊與專題合集提案指南
1. 目的與適用範圍
為規範POLYMAS旗下期刊特刊（Special Issue）和專題合集（Collection）的提案、審核與批准流程，保障專題的學術價值、編輯獨立性、同行評審質量及出版誠信，POLYMAS制定本指南。
本指南適用於擬向POLYMAS旗下期刊申請策劃或組織特刊/專題合集，或擬擔任客座編輯（Guest Editor，以下簡稱“GE”）或專題合集編輯（Collection Editor，以下簡稱“CE”）的學者及編輯團隊。
所有提案均須經所屬期刊編輯部及學術編輯審核。提案獲批僅代表專題及編輯團隊獲得組織和運行該專題的授權，不構成對任何潛在或實際投稿稿件的接受或發表承諾。
2. 申請資格
特刊或專題合集可由期刊邀請相關領域專家提出，也可由符合條件的學者主動提交。擬擔任GE/CE的申請人原則上應滿足以下要求：
具有博士學位（或同等學位），並在大學、科研機構或其他專業研究機構擔任學術或研究職位；
在擬議專題領域保持活躍、持續的研究工作，並具有與該領域相匹配的學術發表記錄；
在相關研究領域具有公認的專業水平與學術影響力，並擁有能夠支持專題徵稿和同行評審的學術網絡，包括潛在作者和審稿人；
願意積極參與高質量稿件徵集、同行評審組織與專題學術管理，並遵守所屬期刊及POLYMAS的學術質量、出版倫理和編輯獨立性要求。
POLYMAS及所屬期刊可根據具體學科特點、專題性質及期刊發展需要，對GE/CE的專業背景、學術資歷、編輯經驗及團隊構成提出進一步要求。
對於職業發展早期、編輯經驗相對有限但具備相應專業能力的申請人，POLYMAS可根據具體情況建議其與具有較豐富學術或編輯經驗的學者共同擔任GE/CE。
3. 提案材料
申請人應按照POLYMAS或所屬期刊提供的模板提交特刊或專題合集提案。提案原則上應包括以下信息：
3.1 專題基本信息
擬定專題名稱；
擬設立專題的POLYMAS期刊；
專題類型（Special Issue或Collection）；
擬定投稿截止日期及預計時間安排。
3.2 專題介紹
研究背景及專題設立的學術意義；
當前研究進展、發展趨勢及擬重點關注的科學問題；
專題預期對相關研究領域產生的學術貢獻。
3.3 專題範圍及關鍵詞
明確擬徵集稿件涉及的主要研究方向；
提供能夠準確反映專題範圍的關鍵詞；
必要時列出具有代表性的研究問題或子主題。
3.4 GE/CE團隊信息
姓名、所屬機構及聯繫方式；
研究方向及與擬議專題的相關專業背景；
個人官方主頁、ORCID或其他可覈實的學術信息；
與專題相關的代表性學術成果或編輯經驗。
3.5 潛在作者與稿源
擬邀請或可能投稿的研究人員及其所屬機構；
如已知，可提供擬投稿件的暫定題目或研究主題；
預計專題可吸引的投稿數量及主要稿源渠道。
提案中列出的潛在作者僅用於評估專題的可行性和稿源基礎，不構成投稿邀請、錄用承諾或發表保證。所有稿件均須按照所屬期刊的正常程序接受編輯篩選和同行評審。
4. 專題主題、範圍與創新性
擬議專題應具有明確、聚焦且具有學術意義的主題，並與所屬期刊的辦刊宗旨與範圍（Aims & Scope）保持一致。評估時將重點考慮：
專題是否涉及當前活躍或快速發展的研究領域；
是否關注具有重要科學意義、技術價值或跨學科價值的問題；
是否能夠反映相關領域的新理論、新方法、新技術、新應用或新興研究方向；
專題範圍是否清晰且具有足夠深度，避免過於寬泛或過度狹窄；
與所屬期刊現有或近期專題相比，是否具有充分的差異性和新的學術價值；
相關領域是否具有足夠活躍的研究群體和潛在高質量稿源。
僅對已有成熟主題進行簡單重復，或與所屬期刊Aims & Scope缺乏實質性關聯的提案，原則上不予批准。
5. GE/CE團隊組成
POLYMAS鼓勵2位及以上GE/CE共同負責專題。團隊組成應與專題的研究範圍相匹配；對於跨學科或覆蓋多個研究方向的專題，鼓勵邀請具有互補專業背景的學者共同參與。
POLYMAS及所屬期刊在審核團隊組成時，可綜合考慮：
各GE/CE的專業背景與專題的匹配程度；
團隊整體的學術資歷與編輯能力；
專業方向的互補性；
所屬機構及地域的適當多樣性；
是否存在可能影響編輯獨立性的合作關係或利益衝突；
團隊規模是否與專題範圍及預計稿件數量相適應。
POLYMAS或所屬期刊可根據審核結果建議增加、更換或調整GE/CE。團隊獲批後，如需增加、退出或更換成員，應提前向所屬期刊及POLYMAS提出申請並獲得批准。
6. 潛在作者與稿源計劃
申請人應說明專題預計的稿源基礎及主要徵稿渠道，以便評估專題的可行性。潛在稿源可包括：
GE/CE學術網絡中的相關研究人員；
相關研究領域的活躍學者和研究團隊；
與專題相關的科研項目或學術合作網絡；
相關學術會議、研討會或其他學術活動；
通過公開Call for Papers等方式吸引的投稿。
潛在作者名單應盡可能體現適當的機構、地域及研究團隊多樣性，避免專題稿源過度集中於GE/CE本人所在機構、密切合作團隊或少數高度關聯的研究網絡。
申請人不得以任何形式向潛在作者承諾稿件將獲得優先處理、進入同行評審、被接受或最終發表。專題所有投稿，無論是否受邀，均須遵循與所屬期刊常規稿件一致的學術質量、同行評審及出版倫理標準。
7. 時間安排
提案應提供合理且可執行的專題時間計劃，包括但不限於：
專題獲批及上線時間；
Call for Papers發佈及推廣時間；
投稿開放時間；
投稿截止日期；
預計同行評審週期；
預計專題完成時間。
專題稿件原則上應在收到投稿後及時進入正常編輯及同行評審流程，不應集中等待投稿截止日期後再統一處理。
如專題獲批後確需調整投稿截止日期或其他重要時間節點，GE/CE應提前與POLYMAS編輯部溝通。重大時間調整須經所屬期刊和/或POLYMAS確認後實施。
8. 資金、合作及利益關係披露
申請人提交提案時，應主動披露任何可能與專題策劃、徵稿、同行評審、出版或推廣有關的資金來源、合作關係及潛在利益衝突，包括但不限於：
外部科研項目或專項資金支持；
企業或其他商業機構贊助；
學術會議、協會或專業組織合作；
高校、科研機構或其他組織合作；
與擬議專題相關的商業、財務或知識產權利益；
GE/CE與潛在作者之間可能影響或被合理認為可能影響編輯獨立性的關係；
其他可能影響專題學術獨立性或需要向讀者透明披露的關係。
存在資金支持、贊助或合作關係本身並不當然構成專題不予批准的理由，但相關關係必須充分披露，並不得影響稿件選擇、同行評審或編輯決定。任何第三方均不得以資金、合作或其他利益為條件干預專題的編輯和同行評審過程。
9. 審核與批准流程
收到完整提案後，POLYMAS編輯部將對提案進行初步審核，並根據需要提交所屬期刊主編（Editor-in-Chief，EiC）和/或相關編委進行學術評估。審核可包括以下方面：
專題是否符合所屬期刊的Aims & Scope；
專題的學術意義、時效性、創新性及發展潛力；
專題範圍是否清晰、合理；
GE/CE的身份、專業背景、學術資歷及與專題的匹配程度；
GE/CE團隊的組成是否適當；
潛在作者、稿源及專題實施計劃是否具有可行性；
是否與已上線、正在籌備或近期開展的專題存在較高程度的重復；
時間安排是否合理；
是否存在需要進一步披露、管理或採取回避措施的利益衝突；
是否存在可能影響編輯獨立性、同行評審公正性或出版誠信的其他風險。
審核過程中，POLYMAS或所屬期刊可要求申請人補充材料、修改專題名稱或範圍、調整GE/CE團隊、完善潛在作者名單或對提案其他內容進行修改。
審核結果可包括：
批准（Approved）；
修改後重新評估（Revision Required）；
暫緩（Deferred）；
不予批准（Declined）。
特刊或專題合集僅在獲得正式批准後方可上線、公開徵稿或以POLYMAS及所屬期刊名義開展正式推廣。所有投稿仍須獨立接受所屬期刊規定的編輯篩選、同行評審及最終編輯決定程序。
3. 特刊客座編輯與專題合集編輯指南
1. 目的與適用範圍
為保障POLYMAS旗下期刊特刊（Special Issue）和專題合集（Collections）的學術質量、編輯獨立性、同行評審公正性及出版誠信，明確客座編輯（Guest Editor，以下簡稱“GE”）和專題合集編輯（Collection Editor，以下簡稱“CE”）的職責、權限及行為規範，POLYMAS制定本指南。
本指南適用於POLYMAS旗下期刊所有由GE/CE參與策劃、組織、編輯或管理的特刊、專題合集及其他類似專題內容。
特刊和專題合集是所屬期刊整體學術內容的一部分。所有專題稿件均應遵循與期刊常規稿件相同的學術質量、同行評審、研究誠信和出版倫理標準。
受邀投稿、專題投稿或GE/CE推薦投稿均不代表稿件獲得優先處理或保證發表。
2. 基本原則
GE/CE在履行編輯職責時，應遵循以下基本原則：
學術質量：以稿件的原創性、科學性、學術價值、方法可靠性及與期刊和專題範圍的相關性作為評價依據；
編輯獨立：編輯判斷不得受到商業利益、機構關係、私人關係、贊助方或其他非學術因素的不當影響；
公平公正：不得因作者的國籍、地域、機構、身份、資歷、性別、個人關係或其他與學術評價無關的因素給予不當優待或不利待遇；
同行評審獨立性：確保同行評審由具備相應專業能力且不存在不當利益衝突的審稿人完成；
利益衝突管理：主動披露實際、潛在或可能被合理認為影響編輯判斷的利益衝突，並在必要時回避；
保密原則：保護未公開稿件、審稿意見、編輯討論及相關個人信息；
研究誠信：發現潛在研究不端、同行評審操縱或其他異常情況時，應及時報告；
責任原則：AI或其他輔助工具不得替代GE/CE應承擔的專業判斷和編輯責任。
3. GE和CE的主要職責
GE/CE應在所屬期刊主編（Editor-in-Chief，以下簡稱“EiC”）及POLYMAS編輯部的監督和支持下開展工作。
主要職責包括：
3.1 專題策劃
GE/CE應：
協助確定專題主題、學術定位、辦刊宗旨與範圍（Aims & Scope）和徵稿範圍；
確保專題主題符合所屬期刊的辦刊宗旨與範圍（Aims & Scope）；
說明專題的學術意義、研究背景及預期貢獻；
協助制定合理的徵稿、同行評審及出版時間計劃；
根據需要協助制定徵稿啓事（Call for Papers）及專題介紹。
3.2 學術徵稿
GE/CE可根據專題方向：
推薦潛在投稿作者；
向相關領域學者發出學術邀請；
在適當的學術網絡、會議或專業渠道推廣專題。
所有受邀稿件仍須接受期刊正常的編輯篩選和同行評審，不保證進入外審或最終發表。
GE/CE不得向潛在作者作出“保證發表”“保證接受”“保證在特定期限內接受”等不當承諾。
3.3 同行評審
GE/CE可在授權範圍內：
對稿件與專題範圍的匹配程度進行初步判斷；
推薦或邀請審稿人；
管理或協助管理同行評審；
審閱審稿意見和作者回復；
根據稿件、同行評審意見及修改情況提出編輯建議。
GE/CE應及時履行編輯職責，避免無正當理由延誤稿件處理。
4. 審稿人選擇
GE/CE應選擇具有與稿件主題相匹配的專業知識、研究經驗和獨立判斷能力的審稿人。
對於研究論文（Research Article）及其他需要完整同行評審的學術稿件，原則上應獲得至少2位外部、獨立且具有相應專業能力的審稿人的實質性評審意見；具體要求可根據期刊及文章類型（Article Type）政策進行調整。
選擇審稿人時，應特別注意：
審稿人與作者之間不存在可能實質性影響客觀評價的利益衝突；
不得故意選擇預期會作出有利或不利評價的審稿人；
不得使用虛假身份、虛假郵箱或未經覈實的審稿人信息；
對作者推薦的審稿人，應根據需要核驗其身份、專業背景、聯繫方式及潛在利益衝突；
應警惕異常集中或重復出現的作者—審稿人關係；
應避免長期依賴少數固定審稿人形成封閉的同行評審網絡；
不得要求作者自行組織、安排或控制實質性的同行評審過程。
如審稿意見明顯缺乏專業性、存在嚴重偏見、利益衝突、身份異常、疑似AI不當生成、引用操縱或其他誠信問題，GE/CE應及時向編輯部報告，並視情況另行邀請獨立審稿人。
必要時，EiC或編輯部可要求增加、更換或重新邀請審稿人。
5. 編輯建議與最終決定權限
GE/CE可根據稿件學術質量、同行評審意見及作者修改情況，在所屬期刊授權範圍內作出：
拒稿；
大修；
小修；
接收；
等編輯決定。
GE/CE應獨立評估同行評審意見，不應簡單以審稿意見數量進行“投票式”決策。當不同審稿意見存在明顯分歧時，應結合稿件內容進行專業判斷，並可根據需要邀請額外審稿人。
GE/CE的編輯決定權限應建立在所屬期刊對其任命及編輯職責的正式批准基礎上。特刊或專題合集上線前，擬任GE/CE的專業背景、學術資歷及與專題領域的匹配程度，應由所屬期刊主編（Editor-in-Chief，EiC）、相關分區主編（如適用）或具有相應權限的編委進行審核和批准，以確保僅由具備適當專業能力和編輯資質的學者承擔相應編輯職責。
在所屬期刊授權範圍內，GE/CE一般可對不存在利益衝突的稿件作出編輯決定，包括最終錄用決定；具體權限以所屬期刊的編輯治理結構及正式授權為準。
特刊或專題合集獲批並上線後，EiC、相關分區主編和/或具有相應權限的編委應繼續對其編輯過程進行必要監督，包括關注稿件處理情況、同行評審質量、編輯決定的一致性及學術與出版倫理標準的執行，並可根據需要向GE/CE提供指導和反饋。
如GE/CE對某篇稿件存在實際、潛在或可被合理認為存在的利益衝突，則必須回避該稿件的審稿人選擇、同行評審管理和編輯決定，並由不存在相關利益衝突的EiC或其他具有相應權限的編委處理。利益衝突的識別和處理可參照COPE Conflicts of Interest指南。
為保障學術質量和編輯獨立性，EiC及期刊在必要時有權：
審查GE/CE的編輯決定或建議；
審查GE/CE的編輯建議；
要求進一步修改；
增加獨立同行評審；
要求重新評審；
將稿件轉交其他編委；
不同期刊可根據其編輯治理結構對GE/CE授予不同程度的編輯決定權限，但授權範圍、利益衝突回避機制以及EiC和期刊的監督責任應保持清晰。
如具體期刊根據其編輯治理結構授權GE/CE承擔不同程度的編輯決定權限，應事先明確授權範圍，並確保最終編輯責任和監督機制清晰。
6. 利益衝突與回避
GE/CE應主動披露任何可能影響或被合理認為可能影響其編委判斷的實際、潛在或表面利益衝突。
可能構成利益衝突的情況包括但不限於：
GE/CE本人為稿件作者或共同作者；
作者為GE/CE的家庭成員或與其存在密切私人關係；
GE/CE與作者存在近期或持續的密切科研合作；
GE/CE與作者存在直接導師—學生、上下級或其他可能影響獨立判斷的專業關係；
GE/CE與作者存在重大競爭、爭議或其他可能影響客觀判斷的關係；
GE/CE與稿件涉及的產品、專利、企業、組織或研究結果存在直接經濟或商業利益；
存在其他可能使合理第三方對編輯公正性產生疑慮的關係。
同一機構關係本身不必然構成需要回避的利益衝突，但GE/CE應根據具體的部門關係、合作關係、上下級關係及其他實際聯繫進行披露和判斷。
存在實質性利益衝突時，GE/CE必須回避，不得：
選擇或推薦該稿件審稿人；
管理該稿件同行評審；
對審稿意見或作者回復進行編輯評價；
提出或影響該稿件的編輯決定；
通過其他方式干預該稿件處理。
相關稿件應由EiC或其他無利益衝突的編委處理。
如不能確定某種關係是否構成利益衝突，應優先披露，由EiC和/或編輯部判斷是否需要回避。相關判斷和處理可參照COPE Conflicts of Interest指南。
7. GE/CE本人及相關人員投稿
POLYMAS不原則性禁止GE/CE向其負責的特刊或專題合集投稿，但此類投稿必須受到嚴格的利益衝突管理。
7.1 GE/CE署名內容的25%上限
每個特刊或專題合集中，由相應GE/CE作為作者或共同作者署名的文章，合計不得超過該特刊或專題合集最終發表的同行評審文章總數的25%。社論（Editorial）等非同行評審內容不計入上述比例，但應按照期刊關於編輯利益衝突及編輯獨立性的相關規定處理。
該比例以該特刊或專題合集最終發表的同行評審文章總數為分母，以其中至少有一名相應GE/CE作為作者或共同作者署名的同行評審文章數為分子。該限制不得通過拆分專題、調整作者署名、改變文章欄目或類型、轉移文章歸屬等方式規避。
如特刊或專題合集最終發表的同行評審文章數量較少，導致單篇GE/CE署名文章即可能達到或超過25%，編輯部應在立項及結項階段進行特別審核，並確保相關稿件接受獨立的編輯處理和同行評審。
7.2 獨立處理
GE/CE本人作為作者或共同作者的稿件：
必須遵循與其他稿件完全相同的學術和同行評審標準；
必須由無利益衝突的EiC、正式編輯或指定編委處理；
GE/CE本人不得參與該稿件的審稿人選擇；
不得參與同行評審管理；
不得查看其無權訪問的審稿人信息；
不得提出或影響編輯決定。
7.3 與GE/CE存在利益衝突的作者
GE/CE的家庭成員、密切合作者、直接學生或導師、存在直接上下級關係的人員以及其他存在實質性利益衝突的作者投稿，應適用同樣的獨立處理原則。
特刊或專題合集不得成為GE/CE、特定研究團隊、機構或封閉合作網絡集中發表論文的渠道。
如編輯部發現某專題的作者來源、機構分布、合作關係或其他特徵存在異常集中，可要求進行進一步核查，並視情況限制相關稿件、調整專題安排或暫停專題處理。
8. 保密義務
GE/CE必須保護編輯和同行評審過程中獲得的所有非公開信息，包括：
未公開稿件及其中的研究內容；
數據、圖表及補充材料；
作者提供的非公開信息；
審稿報告；
審稿人身份及聯繫方式（適用於匿名同行評審）；
作者回復及修改材料；
編輯內部討論；
研究誠信調查材料；
其他被POLYMAS或所屬期刊認定為保密的信息。
未經授權，GE/CE不得向第三方披露、複製、轉發或傳播上述材料。
GE/CE不得利用未公開稿件中的數據、方法、研究發現、觀點或其他信息，為本人或第三方謀取學術、商業或其他利益。
如因研究誠信調查確有必要向相關機構、其他期刊或第三方披露有限信息，應由POLYMAS按照適用程序處理，GE/CE不應擅自披露。
保密義務在專題結束或GE/CE任期終止後繼續有效。
9. AI和AI輔助工具的使用
GE/CE在編輯和同行評審過程中使用AI或AI輔助工具時，應首先遵守保密、數據保護、知識產權和編輯責任原則。
9.1 保密材料不得擅自輸入第三方AI
未經POLYMAS明確批准，GE/CE不得將：
未公開稿件全文或部分內容；
圖表、數據或補充材料；
審稿報告；
作者回復；
編輯內部討論；
其他受保密義務保護的內容；
上傳、複製、粘貼或以其他方式輸入公開或第三方生成式AI工具。
9.2 AI不得替代編輯判斷
GE/CE不得使用AI：
代替本人完成對稿件學術質量的實質性評價；
自動生成編輯決定並未經人工核查直接使用；
生成虛假審稿意見或編輯記錄；
推斷匿名作者或審稿人的身份；
進行其他可能損害同行評審公正性、保密性或研究誠信的活動。
如POLYMAS提供或明確批准用於編輯工作的AI輔助工具，GE/CE可在授權範圍內使用。
無論是否使用AI輔助工具，最終專業判斷和編輯責任始終由相關編輯人員承擔。
10. 引用倫理與禁止強制引用
GE/CE應確保所有引用建議具有真實、明確的學術必要性。
GE/CE不得為了提高個人、審稿人、期刊、專題、機構或其他主體的引用指標而要求作者增加與稿件內容無實質相關性的引用。
禁止以下行為：
以稿件接受、修改或繼續處理為條件，要求作者增加非必要引用；
強製作者引用GE/CE本人的論文；
強製作者引用審稿人的論文；
強製作者引用所屬期刊的論文；
強製作者引用同一特刊/專題合集的其他論文；
要求集中引用特定機構、研究團隊或合作網絡的論文；
組織或參與引用堆疊、引用聯盟或其他形式的引用操縱。
合理建議作者補充與研究問題、理論背景、方法、結果或討論直接相關的重要文獻，不屬於強制引用。
如審稿報告包含不適當的引用要求，GE/CE不應將其作為作者必須完成的修改條件，並應根據期刊政策進行適當處理或向編輯部報告。
11. 異常情況與研究誠信問題
GE/CE如發現或合理懷疑以下情況，應及時向EiC和/或POLYMAS編輯部報告：
抄襲或不當文本重復；
重復發表；
數據、圖片或研究結果涉嫌偽造或篡改；
不當署名、虛假署名或作者身份異常；
論文工廠（paper mill）跡象；
買賣論文、買賣作者身份或代寫；
虛假審稿人；
審稿人身份冒用或盜用；
同行評審操縱；
作者—審稿人關係異常；
大量稿件呈現異常相似的結構、數據或語言模式；
未披露的重大利益衝突；
引用操縱；
倫理審批、知情同意或研究註冊存在重大疑問；
不符合政策的AI使用；
商業機構、贊助方或其他第三方試圖干預編輯過程；
其他可能損害研究誠信、同行評審公正性或出版記錄可靠性的情況。
GE/CE應保留相關編輯記錄，並配合POLYMAS開展必要的核查或調查。
GE/CE不應在未經授權的情況下自行聯繫作者所在機構開展正式不端調查，或自行採取超出其職責權限的調查措施。
必要的正式調查、機構溝通及出版倫理處理應由POLYMAS按照相關程序協調開展。
12. 專題層面的異常風險
除單篇稿件外，GE/CE、EiC和編輯部還應關注特刊/專題合集整體層面的異常模式，包括：
短時間內出現異常大量投稿；
投稿集中來自少數高度關聯機構或研究團隊；
作者、GE/CE和審稿人之間出現異常密集的合作關係；
大量使用相同或高度相似的推薦審稿人；
審稿速度異常；
審稿意見高度重復或缺乏實質性評價；
投稿內容與專題範圍明顯不符；
出現疑似論文工廠批量投稿；
GE/CE身份、郵箱、機構或專業背景出現異常；
存在第三方試圖控制專題或同行評審的跡象。
如發現上述風險，POLYMAS可暫停部分或全部專題稿件處理並進行進一步核查。
13. 商業利益、贊助與編輯獨立性
特刊/專題合集如存在外部資助、商業贊助、會議合作、機構合作或其他可能影響專題的關係，應向POLYMAS披露，並根據需要向讀者進行透明說明。
任何贊助方、合作機構、會議組織方、資助方或其他第三方均不得：
指定某篇稿件必須接受或發表；
干預審稿人選擇；
控制同行評審結果；
要求降低正常同行評審標準；
影響具體稿件的編輯決定；
以經濟、合作或其他利益為條件影響編輯判斷。
GE/CE如受到上述不當干預，應立即向編輯部報告。
14. 違規處理、暫停及終止資格
如GE/CE出現以下情況，POLYMAS和/或所屬期刊EiC可根據問題性質和嚴重程度，採取提醒、警告、限制編輯權限、重新分配稿件、暫停專題、暫停任職或終止GE/CE資格等措施：
嚴重或反復違反同行評審政策；
未披露重大利益衝突；
在應回避的稿件處理中未按要求回避；
操縱或試圖操縱同行評審；
使用虛假審稿人或虛假身份；
實施或縱容引用操縱；
違反稿件或同行評審保密義務；
未經授權將保密稿件或評審材料輸入第三方AI工具；
利用專題為本人、特定作者、研究團隊、機構或商業主體謀取不當發表利益；
對作者作出保證接受、保證發表等不當承諾；
無正當理由長期不履行編輯職責並嚴重影響稿件處理；
拒絕配合合理的出版倫理或研究誠信調查；
提供虛假身份、資歷、機構或其他重要信息；
其他嚴重損害學術質量、編輯獨立性、研究誠信或POLYMAS聲譽的行為。
如發現系統性或嚴重違規，POLYMAS有權暫停或終止整個特刊/專題合集。
如相關問題涉及已經發表的論文，POLYMAS將根據適用的出版倫理及研究誠信政策，評估是否需要採取更正（Correction）、關注聲明（Expression of Concern）、撤稿（Retraction）或其他適當措施。
15. POLYMAS與期刊的監督和處置權限
為保障特刊/專題合集的學術質量、同行評審公正性、編輯獨立性及出版誠信，POLYMAS與所屬期刊應根據各自職責對專題的策劃、運行、稿件處理及出版過程進行必要監督。
所屬期刊Editor-in-Chief（EiC）及編委會（Editorial Board）主要負責專題的學術監督和編輯質量；對於具體稿件，可由EiC本人或由EiC指定的無利益衝突編委按照期刊編輯政策獨立處理。POLYMAS編輯部主要負責編輯流程、出版倫理、研究誠信、利益衝突管理及運營合規方面的監督與支持。
在各自職責範圍內，POLYMAS、EiC及編委會可根據具體情況採取以下措施：
核查GE/CE的身份、專業背景、任職資格及潛在利益衝突；
審查特刊/專題合集提案及客座編輯團隊的組成和適當性；
核查審稿人的專業適配性、獨立性及潛在利益衝突；
在必要時要求增加、更換或重新邀請審稿人；
對GE/CE提出的編輯建議進行必要的學術復核；
將存在利益衝突、同行評審異常或其他特殊情況的稿件轉交EiC或由EiC指定的無利益衝突編委獨立處理；
在同行評審意見不足、存在重大分歧或同行評審過程出現異常時，要求增加獨立審稿意見或重新進行同行評審；
在出現潛在研究誠信、出版倫理、利益衝突或同行評審異常問題時，暫停相關稿件的編輯處理並開展必要核查；
在特刊/專題合集出現系統性學術質量、同行評審或出版誠信風險時，暫停其部分或全部運行；
根據專題運行情況及實際需要調整客座編輯團隊的組成或職責；
在GE/CE嚴重或持續違反相關政策、存在重大利益衝突、未按要求履行回避義務或無法正常履行編輯職責時，暫停或終止其任職；
在特刊/專題合集存在嚴重或系統性的學術質量、同行評審、研究誠信或出版倫理問題時，暫停或終止該專題；
對已發表內容存在的潛在研究誠信或出版倫理問題啓動核查，並根據POLYMAS相關政策採取適當的出版後處理措施。
編輯決定與學術獨立性
涉及具體稿件的學術評價和接受或拒絕決定，應以稿件的學術質量、同行評審意見、作者修改情況以及所屬期刊的編輯標準為依據。
在所屬期刊正式授權範圍內，GE/CE可管理同行評審並作出編輯決定，包括最終錄用決定。具體權限以所屬期刊的編輯治理結構及正式授權為準。若GE/CE對某篇稿件存在實際、潛在或可被合理認為存在的利益衝突，則必須回避該稿件的審稿人選擇、同行評審管理和編輯決定，並由不存在相關利益衝突的EiC或其他具有相應權限的編委處理。利益衝突的識別和處理可參照COPE Conflicts of Interest指南。
GE/CE不得參與本人作為作者或共同作者的稿件，以及其他與其存在實質性利益衝突稿件的審稿人選擇、同行評審管理或編輯決定。
POLYMAS有權對稿件及專題的編輯流程、同行評審合規性、利益衝突、研究誠信和出版倫理問題進行監督、核查並採取必要的程序性或合規性措施；但稿件的學術接受或拒絕決定不應受到商業、財務、運營、贊助或其他非學術因素的不當影響。
編委會應支持EiC維護期刊整體的學術質量、編輯標準和出版誠信，並在重大或複雜的學術、同行評審或出版倫理問題中，根據期刊治理機制提供必要的學術意見和支持。
POLYMAS、EiC、編委會、GE/CE及編輯部應共同維護編輯獨立性、同行評審公正性和學術記錄的完整性。
16. 接受任職與政策遵守
接受POLYMAS客座編輯（GE）或專題合集編輯（CE）任職，即表示相關編輯同意：
遵守本指南及所屬期刊相關政策；
公平、獨立、及時地履行編輯職責；
主動披露並妥善管理利益衝突；
維護同行評審的獨立性和保密性；
不利用編輯身份謀取不當學術、經濟或其他利益；
遵守POLYMAS關於AI使用、研究誠信及出版倫理的相關規定；
發現潛在違規或異常情況時及時報告；
配合POLYMAS開展合理的質量核查和研究誠信調查。
如本指南與所屬期刊針對特定學科、文章類型（Article Type）或同行評審模式制定的具體規則存在差異，應結合具體政策執行；涉及重大利益衝突、研究誠信或編輯權限的問題，由所屬期刊EiC和POLYMAS按照適用政策進行處理。
POLYMAS可根據國際出版倫理規範、同行評審實踐、技術發展及自身出版政策的更新，對本指南進行適時修訂。
4. 特刊與專題合集作者指南
1. 特刊與專題合集的稿件與常規稿件適用相同標準
特刊與專題合集的稿件，應當與期刊常規投稿適用相同的學術質量、原創性、研究倫理及同行評審標準。所有特刊與專題合集稿件均須通過期刊在線投稿系統提交，並按照期刊統一的編輯政策接受獨立、客觀的同行評審。特刊由客座編輯（Guest Editor，以下簡稱“GE”）參與編輯管理，專題合集由專題合集編輯（Collection Editor，以下簡稱“CE”）參與編輯管理。受邀投稿不代表稿件將獲得優先處理，也不保證進入同行評審或最終被錄用。
GE和CE應按照期刊統一的學術和編輯標準對稿件進行評估，不得因稿件屬於特刊或專題合集、由GE/CE團隊邀請或來自合作機構而降低評審或錄用標準。GE/CE的學術評估及編輯決定均應遵循期刊既定的編輯政策和質量標準，期刊編輯部負責特刊與專題合集稿件處理流程的協調、管理和質量控制。
如GE、CE或其他參與特刊或專題合集編輯工作的學者，或與其存在利益衝突的作者提交稿件，相關人員必須回避該稿件的學術評估、審稿人推薦及編輯決定。相關學術職責應由不存在利益衝突的主編或其他編委會成員承擔，稿件仍由期刊編輯部按照正常編輯流程進行管理和推進。
每個特刊或專題合集中，由相應GE/CE作為作者或共同作者署名的文章，合計不得超過該特刊或專題合集最終發表的同行評審文章總數的25%。社論（Editorial）等非同行評審內容不計入上述比例，但應按照期刊關於編輯利益衝突及編輯獨立性的相關規定處理。
該比例以該特刊或專題合集最終發表的同行評審文章總數為分母，以其中至少有一名相應GE/CE作為作者或共同作者署名的同行評審文章數為分子。該限制不得通過拆分專題、調整作者署名、改變文章欄目或類型、轉移文章歸屬等方式規避。
如特刊或專題合集最終發表的同行評審文章數量較少，導致單篇GE/CE署名文章即可能達到或超過25%，編輯部應在立項及結項階段進行特別審核，並確保相關稿件接受獨立的編輯處理和同行評審。
2. 同行評審
所有特刊與專題合集投稿均遵循期刊統一的編輯與同行評審標準，與常規投稿執行相同的質量控制要求。
稿件提交後將首先進行初審，以評估其與期刊及相應特刊或專題合集主題的契合度、學術質量及是否符合期刊的基本要求。通過初審的稿件將送交至少兩名具有相關專業背景的獨立審稿人進行外部同行評審。
GE/CE可參與稿件的學術評估、審稿人推薦和同行評審，並在所屬期刊授權範圍內作出編輯決定，包括最終錄用決定。期刊編輯部負責協調和管理稿件處理及同行評審的全過程，並按照期刊統一的編輯政策和質量標準保障特刊與專題合集的規範運行。
如GE、CE或其他參與特刊或專題合集編輯工作的人員作為作者或共同作者投稿，其本人不得參與相關稿件的學術評估、審稿人推薦、同行評審或編輯決定。此類稿件的學術評估和編輯決定將由不存在相關利益衝突的主編或其他編委會成員負責，並按照期刊常規的同行評審程序進行評審。
3. 文章處理費（APC）及減免
除非期刊已正式批准並公開說明適用於特刊或專題合集的專項減免或折扣政策，否則相關稿件應按照期刊統一的文章處理費（Article Processing Charge，APC）政策執行。
特刊或專題合集頁面、徵稿通知及作者指南應清楚說明：
APC的具體金額及適用幣種；
APC所涵蓋的出版服務；
可能產生的其他費用；
APC減免或折扣的申請條件、適用範圍及申請方式；
APC通常僅在稿件正式錄用後收取。
作者支付APC的能力或意願，以及是否申請或獲得APC減免或折扣，均不得影響稿件是否進入同行評審、審稿人的評審意見或最終編輯決定。
GE/CE原則上不負責APC減免或折扣的最終審批。根據期刊政策及實際需要，GE/CE可提供相關信息或建議，但不得以APC減免或折扣承諾稿件錄用、招攬投稿或影響任何編輯決定。
4. 利益衝突
為確保編輯決定的獨立性、公正性和透明度，參與特刊或專題合集的GE、CE、其他編輯、審稿人和作者均應披露任何可能影響其專業判斷的實際、潛在或可被合理認為存在的利益衝突。
GE/CE不得參與與本人存在利益衝突稿件的學術評估或編輯決定，包括但不限於本人作為作者或共同作者提交的稿件，以及由其家庭成員、近期合作者、同一機構的密切合作人員或其他與其存在可能影響客觀判斷關係的人員提交的稿件。
如存在利益衝突，相關GE/CE應予以回避，該稿件的學術評估及編輯決定將由不存在相關利益衝突的主編或其他編委會成員負責。稿件處理流程仍由期刊編輯部按照期刊統一的編輯和同行評審政策進行管理。
如特刊或專題合集獲得機構、企業、基金或其他第三方的資助或支持，相關資金來源及任何可能影響編輯獨立性的關係均應予以適當披露。任何資助方或合作方均不得干預作者選擇、審稿人選擇、同行評審過程或稿件的最終編輯決定。
5. 研究倫理
所有特刊與專題合集稿件均須遵守期刊關於研究倫理、出版倫理及學術誠信的相關政策，包括但不限於：
涉及人類參與者、人類生物材料或個人數據的研究，應獲得適當的倫理委員會或機構審查委員會批准；如適用，也可獲得正式的審查豁免。稿件中應說明審查機構名稱、批准編號（如有），以及獲得豁免或無需倫理審批的依據；
對於需要獲得知情同意的研究，作者應確認已取得參與者的知情同意；涉及可識別個人信息、圖像或病例資料時，還應根據適用要求取得發表同意；
涉及動物的研究應獲得相應的倫理批准，並遵守適用的動物福利標準和相關規定；
作者應完整、準確地披露利益衝突、資金來源和作者貢獻，並按照期刊相關研究數據政策提供適當的數據可用性聲明；
嚴禁數據偽造或篡改、抄襲、重復發表、不當署名、同行評審操縱、引文操縱以及其他形式的研究或出版不端行為；
如稿件涉嫌違反研究倫理或出版倫理，期刊可暫停同行評審或出版流程，參考COPE相關指南開展評估，並在必要時將有關問題提交作者所在機構、資助機構或其他適當機構進一步調查；
如已發表論文被發現存在嚴重倫理或出版問題，期刊可根據具體情況採取更正、發佈關注聲明或撤稿等適當措施。
期刊應參考COPE相關指南建立並持續完善倫理監督機制，涵蓋知情同意、弱勢群體保護、倫理審批以及研究行為合規等方面。
對於採用ICMJE建議的醫學期刊，還應遵守適用的醫學出版要求，包括按照ICMJE相關要求及時完成臨床試驗註冊、保護研究參與者、取得適當的知情同意、披露相關利益關係，並遵循適用的醫學研究報告規範。涉嫌科學或出版不端行為時，應參考COPE及其他相關專業機構建議的程序進行處理，並在適當情況下聯繫作者所在機構或資助機構。
6. 數據和材料共享
特刊與專題合集均遵循期刊統一的研究數據和材料共享政策。為促進研究的透明度、可驗證性和可重復性，我們鼓勵作者在符合倫理、法律、隱私及知識產權要求的前提下，共享支持研究結果的數據、代碼、研究材料及其他相關研究產出。
我們鼓勵作者遵循FAIR原則（可發現、可獲取、可互操作和可重復使用），並將相關數據和材料存儲於適當且可信的學科、機構或通用數據存儲庫中，以便長期保存、獲取和再利用。
作者應根據期刊相關政策提供數據可用性聲明（Data Availability Statement），說明支持研究結果的相關數據和材料是否可獲取以及獲取方式。如因倫理、隱私、法律、商業保密或其他合理原因無法公開共享，作者應在聲明中說明相關限制及適用的獲取條件。
在同行評審過程中，如有必要，編輯或審稿人可要求作者提供支持研究結論的相關數據或材料，以協助對研究結果進行評估和驗證。
7. 特刊與專題合集標識
所有特刊、專題合集及其收錄論文均應進行清晰、一致且易於識別的標注。相應專題頁面原則上應公開以下信息：
特刊或專題合集正式名稱；
特刊或專題合集簡介、研究範圍及關鍵詞；
GE/CE姓名、所屬機構及簡介；
投稿截止日期；
投稿方式及同行評審說明；
適用的APC及減免政策；
持續更新的特刊或專題合集已發表論文列表。
每篇特刊或專題合集論文均應在論文網頁、PDF首頁及出版元數據中明確標注其所屬特刊或專題合集，論文網頁還應鏈接至相應的專題頁面。即使論文編入期刊常規卷期，其專題歸屬標識也應予以保留。
“GE”僅用於實際承擔特刊稿件學術評估、審稿人推薦、同行評審或編輯決定等學術編輯職責的學者；“CE”僅用於承擔專題合集相應學術編輯職責的學者。僅參與選題咨詢、學術推廣或作者推薦，而不參與稿件學術評估或編輯決定的專家，應標注為“客座顧問（Guest Advisor）”“學術顧問（Academic Advisor）”或其他適當的非編輯型身份，不應列為GE或CE。
8. 投稿截止日期
特刊與專題合集的投稿開放週期通常為6至12個月。期刊可根據相應專題的實際進展和出版需要調整或適當延長投稿截止日期。任何期限調整均不會影響期刊既定的編輯標準、同行評審要求或稿件錄用標準。
所有投稿均須首先接受期刊規定的編輯評估。符合期刊及相應特刊或專題合集範圍、基本質量要求和相關政策的稿件，方可進入外部同行評審。受邀投稿或在投稿截止日期前提交稿件，並不保證稿件進入外部同行評審或最終被錄用。
特刊或專題合集投稿截止後，仍處於編輯評估、同行評審或修改階段的稿件，可繼續按照期刊正常的編輯流程進行處理。投稿截止日期僅指相應特刊或專題合集停止接收新投稿的日期，並不要求所有已投稿稿件在該日期前完成同行評審或發表。
待擬收錄於特刊或專題合集且最終獲得錄用的論文全部完成編輯及出版流程並正式發表後，期刊可發佈相應編者按（Editorial），並將該特刊或專題合集標記為已完成。
9. 特刊與專題合集論文滾動發表
特刊與專題合集均採用滾動發表模式，並鼓勵作者盡早投稿。稿件提交後將及時進入編輯評估和同行評審流程，無需等待投稿截止日期或其他稿件完成評審。
每篇稿件在獨立完成同行評審、獲得最終錄用並完成必要的出版製作流程後，將及時在線發表。已發表論文將同步收錄至相應的特刊或專題合集頁面，並按照在線發表日期或期刊既定規則排列。
特刊或專題合集頁面將隨著新論文的發表持續更新，直至相應專題正式結束。已錄用稿件不得因等待其他專題論文完成，或僅為將多篇專題論文集中編入同一期而被不必要地延遲發表。
5. 特刊與專題合集誠信政策
1. 目的與適用範圍
本政策旨在維護特刊與專題合集（Special Issues and Collections）的學術質量、編輯獨立性、同行評審完整性及已發表學術記錄的可靠性。所有特刊與專題合集必須遵守本刊適用於常規稿件的編輯、同行評審、研究倫理、利益衝突及出版後處理要求，並接受主編和出版方的持續監督。本政策中，客座編輯（Guest Editor，以下簡稱“GE”）和專題合集編輯（Collection Editor，以下簡稱“CE”）統稱為GE/CE。
本政策適用於實體特刊、虛擬特刊、跨期刊專題、專題合集、主題專欄以及其他由GE/CE或外部合作方參與策劃的文章集合，涵蓋提案、審批、GE/CE任命、徵稿、審稿、編輯決定、出版和出版後處理的完整生命週期。受邀投稿、會議合作、外部資助或編輯身份均不構成降低標準或保證發表的理由。
2. 基本原則
特刊與專題合集應服務於明確、正當且符合期刊範圍的學術目的。其組織形式不得削弱期刊對稿件的控制，不得形成封閉的作者、編輯或審稿人網絡，也不得被用於不當提高發表量、引用量或期刊指標。所有決定必須以稿件質量、研究可靠性和與期刊範圍的相關性為依據。
3. 誠信控制要求
3.1 主編與出版方的最終監督
主編對特刊與專題合集的學術質量和編輯誠信承擔最終監督責任。GE/CE可在所屬期刊正式授權範圍內確定主題、組織徵稿、初審稿件、選擇審稿人並作出相應編輯決定；但其權限不得取代期刊治理結構和主編的監督責任。主編和出版方有權在學術質量、出版倫理、研究誠信、法律、合規或程序性問題出現時要求追加評審、復核或調整編輯決定、撤銷授權、暫停流程或終止整個項目。若GE/CE對具體稿件存在利益衝突，則必須回避，相關稿件應交由不存在利益衝突的編委處理；相關判斷和處理可參照COPE Conflicts of Interest指南。
3.2 提案審查與GE身份核驗
每項提案須說明學術理由、範圍、預期稿件類型、時間表、潛在作者群、資助或合作關係及擬任GE/CE。任命前，編輯部應核驗GE/CE的真實姓名、機構任職、機構郵箱、研究專長、學術履歷、ORCID、既往編輯活動及潛在利益衝突，並保存核驗記錄。身份、專業資格或誠信記錄無法可靠驗證，或者提案存在不透明招稿、異常商業安排或指標操縱風險的，不得批准。
3.3 獨立且充分的同行評審
特刊與專題合集中的研究論文原則上必須由至少兩名具備相關專業能力且不存在利益衝突的外部獨立審稿人評審。編輯部應獨立核驗審稿人的身份、機構、聯繫方式和專業背景；作者推薦的審稿人不得成為唯一評審來源。受邀稿件與普通投稿適用相同的評審標準，不保證送審或錄用。因極特殊原因未取得至少兩份獨立評審意見的，須由主編根據評審質量作出並記錄例外批准。
3.4 編輯投稿與利益衝突的獨立處理
GE/CE、主編、編委及其近親屬、近期合作者或同一機構人員提交稿件時，相關編輯必須完全回避，不得選擇審稿人、查看非必要的評審信息、參與編輯討論或影響決定。稿件須由主編或其指定的無利益衝突編輯獨立處理，執行與普通稿件相同的審稿要求，並在發表版本中適當披露獨立處理安排。其他財務、職業、學術或個人利益衝突亦按同一原則管理。
3.5 GE/CE署名內容的25%比例控制
每個特刊或專題合集中，由相應GE/CE作為作者或共同作者署名的文章，原則上不應超過該特刊或專題合集最終發表的同行評議內容總數的25%。相關比例由編輯部持續監測。
對於最終發表規模較小的特刊或專題合集，由於最終發表篇數較少，單篇GE/CE署名文章可能導致該比例超過25%。出現此類情況時，編輯部應記錄該特刊或專題合集的最終規模、超限原因以及相關稿件的獨立處理情況，並由主編或其指定的無利益衝突編輯確認。不得以小規模特刊或專題合集為由有計劃地規避25%的比例控制。
GE/CE署名稿件必須由無利益衝突的獨立編委全程處理；GE/CE不得參與審稿人選擇、同行評審、編輯討論或發表決定。未達到25%的比例要求，或者因特刊或專題合集規模較小而獲准超過該比例，均不表示有關稿件自動符合送審、錄用或發表條件。
3.6 資助方、合作方和會議組織者不得干預
資助方、商業夥伴、學術會議或合作機構可以提供合法且已披露的支持，但不得控制徵稿對象、選擇或排除審稿人、接觸未公開稿件或評審意見，也不得干預編輯決定、論文排序、研究結論或出版後處理。編輯部須對資金來源、合作關係、費用安排及可能影響讀者判斷的關係作出透明披露。任何贊助均不得構成送審或發表保證。
3.7 評審和出版異常的持續監測
編輯部和出版方應在整個生命週期內監測異常集中投稿、異常快速評審、同一批審稿人被重復使用、非機構郵箱、虛假或被冒用身份、評審意見高度雷同、異常引用建議、作者與編輯關係過度集中、批量文本或圖像相似以及同行評審操縱等風險信號。AI審核預警不得直接替代人工判斷，但足以觸發身份復核、獨立評審、稿件凍結或專項審計。
3.8 暫停、調查、撤稿和更正
3.8.1 適用情形
如果POLYMAS收到或發現具有具體事實依據的研究或出版誠信疑慮，包括但不限於：
作者、審稿人或編輯身份冒用、身份造假或資質虛假；
未披露可能影響編輯決定的重大利益衝突；
虛假審稿、同行評審串通、審稿圈或其他同行評審操縱；
論文工廠、作者身份買賣或第三方代投、代審活動；
數據捏造、篡改、無法合理核驗，或者圖像複製、重復使用及不當處理；
異常作者變更、稿件替換、重復投稿或系統性相似稿件；
其他可能影響稿件、同行評審過程或已發表內容可靠性的可信疑慮，
POLYMAS將依據適用的期刊政策、出版倫理規範及COPE相關流程進行初步評估和調查。
提出疑慮本身不構成違規認定。POLYMAS將根據疑慮的具體程度、證據可信度、潛在影響和風險範圍決定適當的處理措施。
3.8.2 臨時風險控制措施
在初步評估或調查期間，主編和出版方可以採取必要且適度的臨時措施，包括：
暫停相關稿件的同行評審、編輯決定、錄用或出版；
暫停已錄用但尚未正式發表稿件的出版；
如果疑慮可能涉及多篇稿件、共同審稿人、同一編輯團隊或系統性操縱，暫停特刊或專題合集全部或部分內容的處理；
暫停GE/CE處理稿件、選擇審稿人、查閱評審材料或作出編輯建議的權限；
將稿件移交給無利益衝突的主編、編委或其他獨立學術編輯處理；
暫停使用身份或獨立性無法覈實的作者、審稿人或編輯賬戶；
對相關稿件、通信、審稿報告、賬戶資料、版本記錄、編輯決定和其他調查材料進行適當保全。
臨時暫停或權限限制屬於保護同行評審及出版記錄完整性的預防措施，不代表POLYMAS已經認定相關人員存在違規行為。
3.8.3 POLYMAS科研誠信專員
POLYMAS設立科研誠信專員（Research Integrity Officer，簡稱“RIO”），負責協調特刊及專題合集相關的研究與出版誠信事務。科研誠信專員的職責包括：
接收並登記研究或出版誠信疑慮；
開展初步風險評估並確定調查範圍；
協調主編、獨立編輯、出版方及必要的外部專家；
核驗作者、審稿人和編輯的身份、聯繫方式及潛在利益衝突；
審查稿件版本、同行評審記錄、原始數據、原始圖像及相關材料；
確保涉事GE/CE不參與調查或相關稿件的處理決定；
根據證據情況建議是否擴大至同一特刊、專題合集、作者、審稿人或編輯所涉及的其他稿件；
保存調查過程、當事人答復、證據評估和最終決定的記錄；
就拒稿、撤銷錄用、更正、關注聲明、撤稿或其他措施向主編和出版方提出建議。
科研誠信專員應獨立、公正地處理案件。如果科研誠信專員存在實際、潛在或可被合理認為存在的利益衝突，案件應交由另一名無利益衝突的授權人員或外部專家處理。
3.8.4 調查程序
在不影響必要的緊急風險控制措施的前提下，POLYMAS通常按照以下程序處理：
對收到的疑慮及現有材料進行初步評估；
確定疑慮涉及單篇稿件、數篇關聯稿件，還是整個特刊或專題合集；
獨立核驗相關身份、機構、電子郵箱、學術經歷、合作關係和同行評審記錄；
必要時要求作者、審稿人或編輯作出解釋，並提供原始數據、原始圖像、倫理審批、利益衝突聲明或其他證明材料；
給予相關人員合理的答復機會和期限；
必要時邀請無利益衝突的學術專家、統計專家、圖像專家或其他專業人員進行保密評估；
根據證據及答復情況決定是否恢復處理、重新同行評審、擴大調查或採取進一步措施；
由無利益衝突的主編或出版方授權人員作出最終決定，並記錄決定及其依據。
POLYMAS將盡可能對未發表稿件、調查材料、舉報人身份和相關通信保密，但法律要求、機構調查或保護出版記錄所必需的披露除外。
3.8.5 聯繫相關機構
出現下列情況之一時，POLYMAS可以聯繫作者、審稿人或編輯所在機構的科研誠信負責人、相關資助機構或其他適當機構：
當事人未在合理期限內答復；
提交的解釋或材料不能合理消除疑慮；
原始數據、圖像、身份或倫理審批材料需要由所在機構核驗；
有理由懷疑存在身份冒用、數據捏造、圖像篡改、同行評審操縱或論文工廠活動；
疑慮涉及多篇稿件、多人或多個機構，超出期刊自行核查的合理能力；
相關機構依法或依其職責更適合開展正式調查。
與機構通信時，POLYMAS將使用中性、事實性的表述，提供必要證據並避免在調查完成前作出無依據的違規結論。涉及多個機構時，可優先聯繫通訊作者所在機構、項目牽頭機構或其他適當的協調機構。
3.8.6 未發表稿件的處理
根據調查結果，POLYMAS可以對尚未發表的稿件採取以下一項或多項措施：
恢復正常處理；
排除存在問題的審稿報告，重新安排獨立同行評審；
更換處理編輯或審稿人；
要求作者更正聲明、作者信息、數據或其他材料；
拒絕稿件；
撤銷已經作出但尚未實施出版的錄用決定；
終止稿件處理；
對關聯稿件或相關特刊、專題合集擴大核查。
“撤稿”通常適用於已經發表的內容；對於尚未發表的內容，POLYMAS使用“拒稿”“終止處理”或“撤銷錄用”等表述。
3.8.7 已發表內容的處理
對於已經發表的內容，POLYMAS將根據問題性質、證據強度及其對文章可靠性的影響，採取適當措施，包括：
不採取進一步行動；
發佈更正；
發佈編輯說明或其他適當通知；
在證據尚無定論、機構調查正在進行或調查可能長期無法完成時，發佈關注聲明；
在文章結論不可靠、存在嚴重研究或出版違規，或者文章基於受到破壞或操縱的同行評審過程發表時，予以撤稿；
在涉及重大法律、隱私、安全或其他特殊風險的極少數情況下，根據適用政策限制或刪除有關內容。
更正、關注聲明和撤稿通知應與原文清楚關聯，說明採取措施的主體和原因，並保持客觀、準確，避免使用沒有證據支持或不必要的指責性語言。作者拒絕答復或不同意有關決定，不妨礙POLYMAS在具備充分依據時採取必要的出版記錄糾正措施。
3.8.8 GE/CE權限處理
如果調查涉及GE/CE，POLYMAS可根據風險和調查結果：
臨時暫停其特刊或專題合集處理權限；
將相關稿件交由獨立編輯重新評估；
擴大核查其處理的其他稿件；
要求其接受補充出版倫理培訓；
終止其在相關特刊或專題合集中的職務；
在確認存在嚴重或重復違規時，取消其現有或未來的編輯任職資格；
必要時將調查結果通知其所在機構。
最終處理方案應與違規行為的性質、嚴重程度、主觀參與程度及對出版記錄造成的影響相稱。POLYMAS應區分主動參與違規、未適當履行監督職責和不知情受到他人欺騙等不同情形。
本政策參考以下行業規範的公開政策：